Gestión Documental

El Sistema General de Pensiones a través del Régimen de Prima Media administrado por COLPENSIONES presenta el programa de Gestión Documental.

En cumplimiento de la Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública (Ley 1712 de 2014), Colpensiones pone a disposición de los ciudadanos el Programa de Gestión Documental de la Entidad, las Tablas de Retención Documental y el cuadro de clasificación documental, las cuales se estarán actualizando permanentemente.

Programa de gestión documental

Es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de COLPENSIONES, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

Programa de Gestion DocumentalConsultar el Programa de Gestion Documental



Banco Terminología de Series y Sub-series Documentales

Instrumento archivístico que permite la recuperación y el acceso a la información mediante el lenguaje controlado y estructuras terminológicas que contribuyan a la normalización de las series, sub-series documentales de conformidad con las Tablas de Retención Documental de COLPENSIONES.

FICHA DEL BANCO TERMINOLOGICO APROBADOFicha del Banco Terminológico Aprobado



Cuadro de clasificación documental

El cuadro de clasificación documental, es el instrumento archivístico donde se identifica y se establecen las series que componen cada agrupación documental (Fondo, Sección y Subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de Colpensiones.

Cuadro de clasificación documentalConsultar el cuadro de clasificación documental



Certificado de Convalidación

Documento expedido por el Comité evaluador de documentos, del Archivo General de la Nación, el cual ha realizado la evaluación de las Tablas de Retención Documental de la Administradora Colombiana de Pensiones; dicho certificado fue expedido el día fecha 25 de julio de 2016.

Certificado de Convalidacion TRD-Archivo General de la Nacion Consultar Certificado de Convalidacion TRD-Archivo General de la Nación



Tablas de retención documental

La Tabla de retención Documental ha sido desarrollada a partir del cuadro de clasificación documental y siguiendo la estructura orgánico-funcional de la Administradora Colombiana de Pensiones y los procesos de su cadena de valor.

Este instrumento archivístico cuenta con concepto positivo del Comité Evaluador de Documentos del AGN y certificación de Convalidación de fecha 25 de julio de 2016, en ese sentido la Gerencia Nacional de Gestión Documental adelanta proceso de actualización en su versión 2 durante la vigencia 2016 en sesión del Comité del Sistema Integrado de gestión de fecha 4 de agosto.

Documento Nombre de la Tabla de Retención Documental
Tabla de retención documental de Presidencia Presidencia
Tabla de retención documental de Control Disciplinario Interno - Control Disciplinario Interno
Tabla de retención documental de Control Interno - Control Interno
Tabla de retención documental de Ingenieria de Procesos - Ingenieria de Procesos
Tabla de retención documental de Vicepresidencia de Servicio al Ciudadano Vicepresidencia de Servicio al Ciudadano
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Atención al Afiliado - Gerencia Nacional de Atención al Afiliado
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Servicio al Ciudadano y SAC - Gerencia Nacional de Servicio al Ciudadano y SAC
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional Red Colpensiones y Canales Alternos RPM - Gerencia Nacional Red Colpensiones y Canales Alternos RPM
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de PQRS - Gerencia Nacional de PQRS
Tabla de retención documental de Vicepresidencia Planeación y Riesgos Vicepresidencia Planeación y Riesgos
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Gestión de Riesgos - Gerencia Nacional de Gestión de Riesgos
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Gestión Actuarial - Gerencia Nacional de Gestión Actuarial
Tabla de retención documental de Vicepresidencia Administrativa Vicepresidencia Administrativa
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional Económica - Gerencia Nacional Económica
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional Bienes y Servicios - Gerencia Nacional Bienes y Servicios
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Gestión Contractual - Gerencia Nacional de Gestión Contractual
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional Gestión Documental - Gerencia Nacional Gestión Documental
Tabla de retención documental de Vicepresidencia Beneficios Económicos Periódicos Vicepresidencia Beneficios Económicos Periódicos
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional Administración de Incentivos - Gerencia Nacional Administración de Incentivos
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Estudios de Sistemas Pensionales y BEPS - Gerencia Nacional de Estudios de Sistemas Pensionales y BEPS
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional Gestion de Red BEPS - Gerencia Nacional Gestion de Red BEPS
Tabla de retención documental de Vicepresidencia Comercial Vicepresidencia Comercial
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Gestión Comercial - Gerencia Nacional de Gestión Comercial
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Investigación y Desarrollo - Gerencia Nacional de Investigación y Desarrollo
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Mercadeo - Gerencia Nacional de Mercadeo
Tabla de retención documental de Vicepresidencia de Beneficios y Prestaciones Vicepresidencia de Beneficios y Prestaciones
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Nómina - Gerencia Nacional de Nómina
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Reconocimiento - Gerencia Nacional de Reconocimiento
Tabla de retención documental de Vicepresidencia de Talento Humano Vicepresidencia de Talento Humano
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional Desarrollo del Talento Humano - Gerencia Nacional Desarrollo del Talento Humano
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional Gestión del Talento Humano - Gerencia Nacional Gestión del Talento Humano
Tabla de retención documental de Vicepresidencia Jurídica y Secretaria General Vicepresidencia Jurídica y Secretaria General
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Defensa Judicial - Gerencia Nacional de Defensa Judicial
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Doctrina - Gerencia Nacional de Doctrina
Tabla de retención documental de Vicepresidencia Operaciones y Tecnologia Vicepresidencia Operaciones y Tecnologia
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Operaciones BEPS - Gerencia Nacional de Operaciones BEPS
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Operaciones RPM - Gerencia Nacional de Operaciones RPM
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Gestión de Sistemas de Información - Gerencia Nacional de Gestión de Sistemas de Información
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Infraestructura Tecnologica - Gerencia Nacional de Infraestructura Tecnologica
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional Proyecto Nuevo Sistema - Gerencia Nacional Proyecto Nuevo Sistema
Tabla de retención documental de Vicepresidencia Financiamiento e Inversiones Vicepresidencia Financiamiento e Inversiones
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Aportes y Recaudo - Gerencia Nacional de Aportes y Recaudo
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Tesorería e Inversiones - Gerencia Nacional de Tesorería e Inversiones
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Ingresos y Egresos - Gerencia Nacional de Ingresos y Egresos
Tabla de retención documental de Gerencia Nacional de Cobro - Gerencia Nacional de Cobro


Acto Administrativo de Adopción de las Tablas de Retención Documental
Nombre Descripción
Resolución 0714 del 27 de octubre de 2016 Resolución 0714 del 27 de octubre de 2016 Por la cual se Adoptan las Tablas de retención Documental (Versión 2) en la Administradora Colombiana de Pensiones – (Colpensiones) y se deroga la Resolución 274 de 2014
Resolución 274 de 2014 Resolución 000274 del 27 de junio de 2014 Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones.
Resolución 442 de 2014 Resolución 000442 del 29 de septiembre de 2014 Modificación del Articulo 8, Resolución 000274 de 2014 Por la cual se Adoptan las tablas de Retención Documental en la Administradora Colombiana de Pensiones


Última modificación: 31/10/2016

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