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Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones

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Política tratamiento de datos personales

Conozca la política de tratamiento de datos personales

Generalidades

La privacidad y seguridad sobre la información de los ciudadanos, afiliados, pensionados trabajadores, aportantes, y proveedores es muy importante para la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones. Por tal razón protegemos la integridad y confidencialidad de los datos personales, acorde con las leyes y regulaciones aplicables a nuestra entidad.

La Administradora Colombiana de Pensiones Colpensiones realiza la recopilación de datos personales con el propósito de llevar a cabo el desarrollo y ejecución de sus funciones, acorde con el Decreto 2011 de 2012, por el cual se determina y reglamenta la entrada en operación de la Administradora Colombiana de Pensiones –Colpensiones como la administradora del régimen de prima media con prestación definida.

Colpensiones tiene la obligación legal y social de cumplir con las medidas legales y de seguridad suficientes para proteger aquellos datos personales que haya recibido para cumplir con su objeto social.

Términos y definiciones

Para efectos de entendimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, es importante tener en cuenta las siguientes definiciones:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: Persona jurídica (para la presente política – Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones), que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: Persona jurídica (para la presente política - Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones), que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural y/o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Responsable y encargado del tratamiento de los datos personales

Para los fines legales pertinentes y para conocimiento de los titulares de los Datos Personales, el responsable y encargado del tratamiento de la información es la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, con NIT: 900.336.004-7, con su sede principal en la dirección Carrera 10 # 72-33 Piso 11 en la ciudad de Bogotá. Call Center: Bogotá 57(1) 489 09 09- Medellín +57(4)- 283 60 90 Resto del País: 018000 41 0909.

Recolección de datos personales

Colpensiones, en calidad de encargado y responsable del tratamiento de datos, solicitará de los titulares de la información la correspondiente autorización, para ser incorporados en sus bases de datos y que sean necesarios para la adecuada prestación de sus servicios a través de cualquiera de los siguientes medios:

  • Oficinas y/o puntos de Atención
  • A través de Medios Electrónicos (Páginas Web).

Finalidad del tratamiento de datos

Los Datos Personales proporcionados por sus titulares serán utilizados para los siguientes fines:

  • La realización de todas las actividades para la Administración del Régimen de Prima Media con Prestación Definida (RPM), y Beneficios Económicos Periódicos (BEPS) para el reconocimiento y pago de prestaciones económicas.
  • La realización de cualquier actividad complementaria necesaria para la prestación de los servicios de la entidad; reportes a entes de control, evaluación de la calidad del servicio, y en general, para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con clientes y usuarios.

Seguridad de la información de los datos personales

La Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones dentro de su Política de Tratamiento Datos Personales, se compromete a dar un manejo veraz, completo y comprobable a la información suministrada por sus ciudadanos, afiliados, pensionados trabajadores, aportantes, y proveedores. Quedándole prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.

Los datos personales se almacenarán en base de datos dentro de zonas seguras protegidos mediante dispositivos de hardware y software de seguridad. Los servidores en donde reposa la información se encuentra protegida físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él.

La información en tránsito por medios electrónicos, estará asegurada por medio de protocolos de cifrado, con el fin de garantizar su integridad y confidencialidad. La información que repose en archivos físicos, contará con la debida seguridad física y control de acceso.

Utilización, transferencia y seguridad los datos personales

Colpensiones se compromete a velar porque se cumplan todos los principios legales de protección entorno a la transferencia de sus datos personales. De igual forma, manifiesta su compromiso para que se respete en todo momento, por la entidad y sus terceros, el cumplimiento de la presente política.

Colpensiones garantiza el derecho, al titular de los datos, a obtener información acerca de la existencia de sus datos personales en nuestros archivos y/o bases de datos, previa validación plena de su identidad.

Por lo anterior, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponible en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea controlado, de tal forma que se asegure que el conocimiento de los datos personales es restringido a los titulares de dicha información y exclusivamente a los terceros autorizados.

Colpensiones restringe el acceso a los datos personales de ciudadanos, afiliados, pensionados trabajadores, aportantes, y proveedores. Solamente los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información serán autorizados, en el marco del ejercicio de sus funciones, y están sujetos a las obligaciones contractuales de confidencialidad y pueden ser sancionados si no cumplen con estas obligaciones.

En cualquier momento los ciudadanos, afiliados, pensionados trabajadores, aportantes, y proveedores, podrán solicitarle a Colpensiones como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, suprima o excluya de las base de datos, salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación de los servicios de la entidad.

Colpensiones se compromete a tomar las medidas técnicas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado a los datos personales almacenados en sus bases de datos.

Deberes y derechos de los titulares de los datos

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, para tal efecto se podrán realizar sus solicitudes a través de la pagina web de la entidad www.Colpensiones.gov.co o en los Puntos de Atención Colpensiones – PAC, a través de los procesos definidos en la entidad como son – Corrección de Historia Laboral – Actualización de Datos del Afiliado – Actualización de Datos del Empleador (Personas Naturales)
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por la Administradora Colombiana de Pensiones - Colpensiones, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

Vigencia

La presenta política de tratamiento de datos entrará en vigencia a partir de 31 de Julio de 2013, y la vigencia de las Bases de Datos estará acorde con términos previstos por la Ley.

Última modificación: 24/04/2017

Utilidades

Última fecha de actualización: Lunes 22 de abril de 2019 05:56 pm
Martes, 23 de Abril de 2019
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